Spotykam się z nauczycielkami i nauczycielami w ramach coachingu. Problem, który ciągle się powtarza, to zarządzanie czasem. Problem jest złożony: zadania wychowawcze, dokumentacja szkolna, spotkania z rodzicami, wydarzenia klasowe, sprawdziany i deadliny na prace, projekty i programy, w których nauczyciel bierze udział, szkolenia, rady pedagogiczne… Każda z tych aktywności jest na innej płaszczyźnie, niektóre są jednorazowe, inne trwają przez kilka tygodni lub miesięcy. Do tych ostatnich kalendarz papierowy nie wystarcza. Jak tym zarządzić, aby nie dodać sobie pracy?
Warto wypracować sobie takie rozwiązanie, które uzwględni wszystkie potrzeby danego nauczyciela. Kalendarz papierowy sprawdza się w przydatku wydarzeń jednorazowych (chociaż u mnie nigdy się nie sprawdzał, bo zazwyczaj w kluczowym momencie nie miałam go przy sobie…). Jednak kiedy wchodzimy w różne projekty czy programy mamy złudne wrażenie, że skoro każdy projekt realizujemy z inną klasą, praca rozkłada się. A jednak może się okazać, że 2 lub 3 projekty kończą się w tym samym czasie (np. na koniec semestru). Chociaż realizujemy je z innymi klasami, sprawozdanie musimy napisać my. Siedzimy wtedy do późna, jesteśmy przemęczeni i sfrustrowani. Zresztą w trakcie projektu nauczyciel ma zwykle sporo pracy poza lekcjami, więc jeśli kilka projektów nakłada się, bywa ciężko. Można tego uniknąć planując pracę i rozkładając trudniejsze zadania w czasie.
Kalendarz Google
Pierwsze rozwiązanie, które polecam to kalendarz Google. To rozwiązanie darmowe i proste w obsłudze – wystarczy mieć konto gmail. Z kalendarza można korzystać zarówno na komputerze, jak i w aplikacji pobranej na Android lub iOS. Nie trzeba przenosić danych między tymi urządzeniami, gdyż kalendarz działa online. Oznacza to, że dane zapisane na telefonie widoczne są też na komputerze i odwrotnie. Co więcej, możemy zasubskrybować kalendarze innych osób, np. z zespołu wychowawczego. Wtedy od razu widzimy, kiedy mają więcej luzu (oczywiście pod warunkiem, że z takiego kalendarza korzystają).
Każde wydarzenie zapisujemy szybko, wyznaczając je na konkretne godziny lub na cały dzień. Ponadto, różnego rodzaju wydarzenia mogą mieć inne kolory, np. dla projektów kolor czerwony, dla sprawdzianów i zobowiązań uczniowskich kolor niebieski, dla szkoleń i rad pedagogicznych kolor zielony, a dla dokumentacji – żółty, jak na poniższym przykładzie.
Wyraźnie widać, że od wtorku do piątku nauczycielka będzie realizowała projekt Szkoła z Klasą. Wobec tego jeśli bierze udział jeszcze w innych projektach z różnymi klasami, powinna zarezerwować sobie na to czas kiedy indziej, gdyż w tym tygodniu będzie miała dużo pracy w Szkole z Klasą.
Jak tworzyć wydarzenie?
W lewym górnym rogu klikamy Utwórz i decydujemy, czy jest to wydarzenie, czy zadanie (wydarzenie trwa tyle, na ile je ustawimy; przy zadaniu ustawiamy tylko jedną datę i jedną godzinę – docelowo termin zakończenia zadania). Następnie wpisujemy nazwę oraz wybieramy datę i godziny (rozpoczęcia i zakończenia, chyba że jest to zadanie). Możemy też zaznaczyć Cały dzień – wtedy wydarzenie będzie pokazane na górze kalendarza, jak w powyższym przykładzie projekt Szkoła z Klasą.
Możemy dodać gości (wtedy otrzymają informację na maila i mogą dodać to wydarzenia do swoich kalendarzy) oraz wybrać kolor:
Warto ustawić sobie powiadomienie. W razie potrzeby możemy też dodać rozmowę wideo w Google Meet (darmową). Jest to dobra opcja na indywidualne spotkanie z rodzicem.
Trello
Inną opcją jest aplikacja Trello. Ona także działa zarówno na komputerze (jako aplikacja webowa lub do pobrania na urządzenie). jak i jako aplikacja na oba systemy operacyjne smartfonów. Trello jest darmowe (w ograniczonym, ale wystarczającym zakresie) i przypomina Padlet. Do organizacji pracy przydaje się tablica Trello w formie narzędzia kanban, czyli w postaci list (kolumn): do zrobienia, w trakcie, gotowe. Na każdej liście dodajemy karty (wydarzenia, zadania). Możemy (ale nie musimy) je dokładnie opisać, dodać załączniki, linki, a także ustawić daty. Warto także ustawić przypomnienie, które może zostać wysłane na maila np. 1 dzień wcześniej.
Każdą kartę możemy także oznaczyć etykietą w wybranym kolorze (w powyższym przykładzie przyjęłam kolory takie, jak przy kalendarzu Google). Karty możemy przenosić między kolumnami (klikamy na wybraną kartę i przeciągamy ją do kolejnej kolumny).
Warto do tablicy kanban dodać dodatek Power-Up: kalendarz. Wtedy możemy kliknąć w ikonkę kalendarza i wyświetlić go w taki sposób, aby było widoczne, co czeka nas w danym tygodniu.
Jak dodać kalendarz?
W prawym górnym rogu klikamy trzy kropki, a w menu, które się otworzy: Dodatki Power-Up. Następnie wybieramy dodatki Stworzone przez Trello, a w nich Power-Up Kalendarz. Gotowe.
Dzięki temu, że Trello możemy zainstalować na telefonie, mamy je zawsze pod ręką, aby na bieżąco dodawać wydarzenia i zarządzać projektami. Każdą tablicę możemy udostępnić innym lub zachować prywatną.
To tylko 2 propozycje narzędzi, które możemy wykorzystać do zarządzania własnym czasem. Aby były skuteczne, oba wymagają konsekwencji – nie wpisane wydarzenie nie przypomni nam o sobie… Początek może wymagać nieco inwestycji czasowej, aby poznać wybrane narzędzie i się do niego przyzwyczaić. Ale potem jest bardzo pomocne: pozwala zaoszczędzić czas i dobrze zorganizować pracę.
Być może macie inne sprawdzone sposoby zarządzania czasem – z chęcią poczytamy Wasze komentarze.
A jeśli ktoś czuje, że ma problem, który chciałby przegadać (niekoniecznie związany z organizacją pracy), zapraszam na sesję coachingową. Dokładniej poczytacie o tym tutaj.
- Czy nauczycielom potrzebny jest coaching? - 6 marca 2024
- Zarządzanie czasem w pracy nauczyciela - 2 lutego 2024
- Aktywny uczeń. Metoda Design Thinking w praktyce - 19 maja 2023